Účel zpracování a právní základ zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu provádíme v nezbytně nutném rozsahu (a) z důvodu splnění smlouvy - zejména pracovní smlouvy, smlouvy k benefitním programům, smlouvy ze zdravotnickým zařízením zajišťujícím pracovnělékařské služby, smlouvy ke spoření a pojištění (b) ke splnění právní povinnosti - zejména oznamovacích povinností vůči orgánům státní správy, soudům a policii, povinností týkající se výkonu rozhodnutí a splnění archivační povinnosti, (c) za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů, zejména ochrany informačních technologií, budov a majetku, dobrého jména a v souvislosti s řízením bezpečnostních rizik, prevence a šetření podvodů a (d) dále pro účely oprávněných zájmů správce v oblasti personálního poradenství, vzdělávání a hodnocení.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů:
Identifikační a kontaktní údaje
Jméno a příjmení, tituly, adresa bydliště, telefonní spojení, datum a místo narození, rodné číslo, rodinný stav, fotografie, státní příslušnost, národnost, zda jste statutárním orgánem či v dozorčím orgánu jiné právnické osoby, zda podnikáte, bankovní spojení, osobní číslo.
Údaje ke zpracování mzdy, odměňování a benefity
Evidence odpracované doby, údaje pro zohlednění slev a srážek na daních, údaje pro zohlednění slev a srážek na spoření a pojištění, informace o pracovních úrazech, údaje o pracovních cestách včetně ubytování a rezervace letenek, jízdenek a drobných výdajů, nařízené srážky ze mzdy, potvrzení o studiu, invalidní či starobní důchod, stravenky, benefitní program Cafeterie, akciový program, informace pro roční zúčtování daně zahrnují souhrn všech příjmů a odvodů za příslušné období.
Personální poradenství, vzdělávání a hodnocení
V oblasti personálního poradenství a vašeho kariérního rozvoje pracujeme s vaší historií pracovních pozic, odměňováním a pracovním hodnocením. Pro vybrané pracovní pozice jsou využívány psychologické posudky. Také jsou uchovávány informace z případných porušení vnitřních předpisů a zákona, dohody o hmotné zodpovědnosti, dohody o závazcích zaměstnance, pracovnělékařské prohlídky, hodnocení zaměstnance, plné moci. Informace o absolvovaných školeních a vzdělávacích akcích.
Ochrana budov a informačních systémů, nahrávání hovorů, záznamy GPS
Kamerové záznamy jsou pořizovány výhradně pro účely dodržování právních povinností, a ochranu práv a právem chráněných zájmů. Z důvodu ochrany informačních systémů jsou ukládány informace o vašem přihlášení a odhlášení, případně je protokolována vaše aktivita ve vybraných aplikacích. U vybraných pracovních pozic jsou nahrávány rozhovory s klienty jako doklad o zadání požadavku na realizované služby. V případě pořizování záznamů Vás na to vždy předem upozorníme. Obsah této komunikace je důvěrný a využíváme jej výhradně pro účely dodržování právních povinností, uzavření a plnění smlouvy, ochrany práv a právem chráněných zájmů. Z důvodu vykazovaní soukromých a služebních jízd a ochrany majetku jsou ukládány záznamy GPS služebních aut.
Emailová komunikace odesílaná mimo KB a skupinu SG je monitorována stejně jako upload dat do internetu na webová úložiště, webové emaily a do sociálních sítí. Cílem monitoringu je chránit klientská data tak, aby z banky neodcházely citlivé klientské či jiné informace. Tuto povinnost bance ukládá legislativa. V rámci monitoringu jsou automaticky vyhledávány řetězce, které by ukazovaly, že banku opouští rodná čísla klientů, identifikační údaje klientů, čísla platebních karet, interní data o hodnocení finanční situace klienta atp. V případě, že vyhledávací algoritmus vyhodnotí možné porušení pravidel pro práci s informacemi (viz instrukce INS24-003), je předán k další investigaci útvaru SOC.
Z jakých zdrojů informace o Vás získáváme?
Informace získáváme ze vstupního formuláře, životopisu, vstupního pohovoru a vzájemné komunikace. Dále jsou informace získávány z aplikací, které využíváte při Vaší práci a ze systémů ochrany budov.
Jak dlouho osobní údaje uchováváme?
Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro daný účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů jsme vyhodnotili obvyklou dobu zpracování osobních údajů následovně pro účely:
- plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu pěti let v České republice a deseti let na Slovensku;
- splnění právní povinnosti uchováváme osobní údaje zaměstnanců 30 let v České republice a do 70 let subjektu údajů na Slovensku;
- ochrany oprávněných zájmů uchováváme údaje spojené s ochranou budov 180 dní, hlasové záznamy 5 let a záznamy z informačních systémů 10 let.
Kdo jsou příjemci osobních údajů a zpracovatelé?
Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji zaměstnanců, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.
Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě je vždy uzavřena písemná smlouva, ve které je upraveno zpracování osobních údajů tak, aby obsahovalo stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje správce Vašich osobních údajů. Významní zpracovatelé jsou Edenred, Benefity Management, společnosti zajišťující provoz, správu a zabezpečení budov a informačních systémů, BCD Travel, společnosti Skupiny KB, Societe Generale.